Zamówienia publiczne do 30 tys EURO w Zarządzie Dróg Powiatowych aktualne: Zaproszenie do składania ofert : Usługi pocztowe związane z wysyłką korespondencji w roku 2021 na potrzeby Zarządu Dróg Powiatowych w Tomaszowie Mazowieckim

Tomaszów Maz., 22.12.2020r.

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

         Działając na podstawie przepisów Kodeksu Cywilnego Zarząd Dróg Powiatowych zaprasza do złożenia oferty na zamówienie pn.: „Usługi pocztowe związane z wysyłką korespondencji na w roku 2021 na potrzeby Zarządu Dróg Powiatowych w Tomaszowie Mazowieckim”.

ZAMÓWIENIE OBEJMUJE:

Przedmiot zamówienia obejmuje usługi pocztowe związane z wysyłką korespondencji na 2021 rok dla Zarządu Dróg Powiatowych w Tomaszowie Mazowieckim przy ulicy Św. Antoniego 41.

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczenia i doręczania przesyłek oraz paczek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów do nadawcy dla Zarządu Dróg Powiatowych w Tomaszowie Mazowieckim przy ul. Świętego Antoniego 41.

2.Wykaz usług, przesyłek oraz paczek pocztowych objętych zamówieniem:

3. W zależności od potrzeb tutejszego Urzędu Zamawiający zastrzega sobie prawo do nadania w okresie obowiązywania umowy przesyłek pocztowych i paczek innych niż wymienione w pkt 2. Usługi te będą świadczone prze Wykonawcę według obowiązującego cennika Wykonawcy w dniu nadania przesyłek i paczek.

4. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował co najmniej jednym punktem nadawczym w miejscowości, w której znajduje się siedziba główna Zamawiającego oraz punktami odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych).

5. W przypadku, gdy punkt wysyłki  korespondencji będzie oddalony od siedziby Zamawiającego w odległości powyżej 500 metrów, upoważniony przedstawiciel Wykonawcy zobowiązany jest do odbioru z sekretariatu ( pokój nr 201) mieszczącego się w siedzibie Zamawiającego w Tomaszowie Mazowieckim przy ulicy Św. Antoniego 41, przesyłek oraz paczek przygotowanych do wysłania raz dziennie, w dni robocze, w godzinach między 9:00 a 12.00.

6. W przypadku gdy punkt wysyłki korespondencji będzie znajdował się w odległości poniżej 500 metrów od siedziby tut. Urzędu , Zamawiający zobowiązany jest do dostarczenia przesyłek oraz paczek pocztowych do punktu nadawczego Wykonawcy.

7. W przypadku gdy punkt odbioru korespondencji będzie oddalony od siedziby Zamawiającego w odległości powyżej 500 metrów, Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia do sekretariatu tut. Urzędu przesyłek  pocztowych raz dziennie, w dni robocze, w godzinach między 9.00 a 12.00.

8. W przypadku gdy punkt odbioru korespondencji będzie znajdował się w odległości poniżej 500 m, upoważniony przedstawiciel Zamawiającego zobowiązany jest do odbioru przesyłek i zwrotów w siedzibie Wykonawcy.

9. Nadawanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia, następować będzie w tym samym dniu, w którym nastąpił odbiór przesyłek przez Wykonawcę.

10. Zamawiający dopuszcza możliwość przesunięcia nadania przesyłek na dzień następny w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek ( nieprawidłowe opakowania, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów  do dokumentów nadawczych z opisami na przesyłkach i braku możliwości ich wyjaśnienia z przedstawicielem Zamawiającego).

11. W każdym przypadku nieobecności adresata , przedstawiciel Wykonawcy pozostawi adresatowi zawiadomienie o próbie  dostarczania przesyłki ( pierwsze awizo) zawierające wskazane miejsce i czas odbioru przesyłki przez adresata.

Termin odbioru przesyłki przez adresata po pierwszym awizo ustala się na 7 dni ,licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia , a po upływie tego terminu w przypadku niepodjęcia przesyłki przez adresata wymagane jest wystawienie powtórnego zawiadomienia ( powtórne awizo) o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni licząc od dnia pierwszego zawiadomienia.

Po upływie czternastodniowego terminu nieodebrania  przez adresata, przesyłka podlega zwrotowi z podaniem przyczyny nieodebrania.

12. Od Wykonawcy Zamawiający wymaga zapewnienie bezpłatnych formularzy potwierdzeń odbioru, z wyłączeniem  formularzy zgodnie z Kodeksem  postępowania administracyjnego.

13. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listownych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia.

Opakowanie przesyłek listowych stanowi odpowiednio zabezpieczona przez Zamawiającego zaklejona  koperta.

14. Zamawiający zobowiązuje się do nadania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:

a) dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do rejestru – książek nadawczych sporządzonych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla placówki nadawczej Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia będzie stanowić dla Zamawiającego potwierdzenie nadania przesyłki.

b) dla przesyłek nierejestrowanych – nadawanie według zestawienia ilościowego przesyłek    sporządzone w dwóch egzemplarzach, z których oryginał  będzie przeznaczony dla placówki nadawczej Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenia nadania danej partii przesyłek.

15. Zamawiający zobowiązuje się  do umieszczenia na każdej nadawanej przesyłce listowej lub paczce w sposób trwały i czytelny nazwy odbiorcy wraz z jego adresem, rodzaju przesyłki (zwykła, polecona priorytet, ze zwrotnym  poświadczeniem odbioru – ZPO ) oraz pełnej nazwy i adresu zwrotnego nadawcy.

16. Zamawiający będzie umieszczał oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu , nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą. Odbiór przesyłek przyjętych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę w prowadzonych rejestrach pieczęcią, podpisem i datą.

17. Odbiór przesyłek do wyekspediowania będzie każdorazowo potwierdzany przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy poprzez umieszczenie pieczęci , podpisu i daty w pocztowej książce nadawczej – dla przesyłek rejestrowanych  oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek – dla przesyłek zwykłych.

18. Wykonawca odpowiada za niewykonanie lub za nienależyte zrealizowanie usług pocztowych , chyba że spowodowane jest ono działaniem siły wyższej.

19. Usługę  pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną , jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o  próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania.

20.  Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od jej nadania. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację, nie może przekroczyć – 30 dni dla przesyłek krajowych oraz 90 dni dla przesyłek zagranicznych – od dnia otrzymania reklamacji.

21. Zamawiający dopuszcza zmianę ilości przesyłek, jak i ich rodzaje. Ilość poszczególnych rodzajów przesyłek może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego z zastrzeżeniem, że wartość tych przesyłek nie przekroczy wartości przedmiotu zamówienia.

22. Zamawiający za okres rozliczeniowy do fakturowania uznaje miesiąc kalendarzowy.

23. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezrealizowania ilości przesyłek podanych w pkt 2 i z tego tytułu Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia.

Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniających do wysokości 20% zamówienia podstawowego.

WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

a)    posiadania uprawnień do wykonywania działalności określonej przedmiotem niniejszego zamówienia:

- Warunek ten zostanie uznany za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1041)

WYKAZ DOKUMENTÓW JAKIE NALEŻY ZŁOŻYĆ WRAZ Z OFERTĄ:

aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych wydany przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1041)

TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

Usługi pocztowe związane z wysyłką korespondencji w roku 2021 będą świadczone do końca grudnia 2021r

KRYTERIUM WYBORU OFERT:

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się niżej podanymi kryteriami:

1. 1.       cena                                                                        -  100%

Kryterium „cena ” podlega  ocenie w skali od 1 do 100,00 pkt.

Do obliczenia ilości przyznanych punków zostanie zastosowany wzór:                                          

           najniższa oferowana cena w zł

Ocena punktowa oferty ocenianej = ------------------------------------------------- x 100,00 pkt.

                                                                                  cena w zł oferty badanej

OSOBY DO KONTAKTU:

Pan Sławomir Polus – Zarząd Dróg Powiatowych w Tomaszowie Mazowieckim., ul. Św. Antoniego 41, pokój 202, tel. (44) 7103468 w godz. 7⁰⁰-15⁰⁰

SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY:

1. Ofertę należy przygotować według formularza oferty załączonego do niniejszego zaproszenia (załącznik nr 1).  
2. Oferta powinna zawierać wszystkie dokumenty i oświadczenia, których przedstawienia żąda Zamawiający zgodnie z postanowieniami niniejszego Zaproszenia do złożenia ofert.
3. Oferta musi być podpisana (czytelnie lub z pieczątką imienną) przez osoby upoważnione.
4. Każda poprawka w ofercie musi być parafowana przez osobę upoważnioną
   do podpisywania oferty.
5. Jeżeli prawo do podpisania oferty nie wynika z dokumentów dołączonych do oferty, należy dołączyć pełnomocnictwo.

6. Cena oferty musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, być zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku oraz być wartością brutto. Złożona oferta musi uwzględniać wszystkie zobowiązania, obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem całości zamówienia. Cena ta będzie obowiązującą przez cały okres ważności oferty.

1. Oferta powinna zawierać termin realizacji zamówienia.
2. Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 30 dni.

9.  Ofertę można złożyć poprzez przesłanie pocztą elektroniczną na adres drogi@powiat-tomaszowski.pl - w nieprzekraczalnym terminie do dnia: 29.12.2020r.  do godziny 10:00

10. Inne postanowienia:

- wzór umowy jest przykładem najważniejszych postanowień zamówienia, Zamawiający dopuszcza możliwość zawarcia umowy na wzorze przedstawionym przez Wykonawcę, w przypadku zawarcia głównych postanowień zamówienia oraz po jego akceptacji przez Zamawiającego,

 Załączniki:

- Formularz oferty,

- wzór / najważniejsze postanowienia umowy,